Grattis! Du är den officiella "evenemangsplaneraren" för ett kommande program. Med ditt nyfunna ansvar kan du ta en snabb titt på nedanstående tips som kan ge dig mer utrymme i din budget ...:
1) Säsong/datum: vissa platser har en hög- och lågsäsong. Beroende på datum kan avsevärda prisskillnader förekomma. Dessutom, om din grupp kan mötas över eller runt någon helg är detta värt att uppmärksamma i hotel planner.
a. Sökning: om du har angett en ort, sök datum för stora festivaler, ortsomfattande kongresser, speciella evenemang (t.ex. Superbowl) etc. Om det fortfarande är möjligt för dig att ändra datum kan du planera ditt möte antingen en vecka tidigare eller senare vid stora ortsevenemang. Att planera ditt evenemang under samma tidsperiod kan bli kostsamt och mycket kaotiskt för dina deltagare.
2) Veckodagsmönster: många hotell har antingen ett större behov av beläggning under helgen eller under veckodagarna. Ett hotell i en företagspark kan vara mycket trevligt men har svårt att få gäster under helgen och erbjuder rabatter då. Omvänt kan det vara ett hotell med mycket vackert läge som har problem med beläggning under veckodagarna.
3) Är hotellets priser för enstaka beläggning eller för flera personer i samma rum? Ofta visas rumspris som uppfyller din budget, men om din grupp kommer att ha upp till fyra personer i samma rum kan du upptäcka problem med extraavgifter/person upp till $ 10-30 i dessa hotellrum. När du postar din förfrågan, se till att välja rätt typ av rum så hotellets grupppriser filtreras med noggrannhet.
4) Leta efter merkostnader initialt med hotellinfo-knappen till vänster om alla hotellbud: Finns det några extraavgifter på hotellet av intresse? Parkeringsavgifter? Tillåter hotellet husdjur, och om så är fallet, tillkommer ytterligare avgifter? Finns det några obligatoriska avgifter ovanpå hotellbeläggningsskatter? Dessa extraavgifter kan resultera i en avsevärd summa pengar. En del är förhandlingsbara beroende på hur väl ditt företag passar just detta hotell.
a. Leta efter något som ingår i priset: vissa hotell kommer att inkludera en gratis frukost, eftermiddagsmottagningar öppna för hotellets gäster, gym eller Internet vid köp av ett rum. Dessa petitesser är inte bara en kostnadsbesparing utan kan läggas till den samlade erfarenheten om hotellet. Dessa extraerbjudanden listas i kommentarerna vid alla hotellanbud precis nedanför hotellets grupp-pris.
5) Mat och dryck: om du planerar att ha en bankett under ditt hotellbesök, se till att lista detta i din gruppförfrågan så att endast hotell som kan tillgodose ditt bankettbehov kommer att svara. Hotell med bankettutrymme är mer benägna att reservera dessa grupputrymmen och ge ytterligare rabatter om gruppen beställer komplett service med bankettlokal, mat och dryck. När du har hittat ett hotell med alla de tjänster du behöver inom din budget, använd knappen "kontakta hotellet" för att se deras menyförslag. Kontrollera serviceavgift och moms. På toppen av bankettmenyns prissättning kan extrakostnader på allt mellan 20-40 % tillkomma. Sätt att täcka kostnader:
a. HotelPlanner.com kommer att försöke förhandla fram en grupprabatt på mellan 20 % och 50 % på mat och dryck. Kontrollera fältet för kommentarer av hotellbud ang. dessa rabatter.
b. Presentera ett exempel på meny och en accepterad kostnad för ditt hotell. Du kan till exempel välja en frukost inklusive olika frukostbröd, juice och kaffe/te för ett totalt prisbelopp per person och se om de kan förändra sina menyer för att möta din budget. De flesta HotelPlanner-hotell kommer att erbjuda gratis frukost för din grupp vilket också listas i fältet för kommentarer.
c. Ta en titt på hotellets restaurangmenyer. Om din grupp är liten kanske du föredrar att helt enkelt äta i hotellets restaurang eller på ett närliggande matställe.
6) Audiovisuellt: Ange dina audiovisuella behov till säljrepresentanten för Hotelplanner och be om ett individuellt anbud. En kostsam punkt är att hyra en LCD-spelare. Ibland är det mer lönsamt att skaffa en egen, men glöm inte fråga din representant om det finns några anslutningsavgifter vid användning av egen utrustning.
7) Hyra av mötesutrymme: om dina rum matchar antalet personer till dina möten kommer du förmodligen ha mer förhandlingsutrymme. Om gruppen kräver montrar, en hel del grupprum eller ett större mötesrum (ca 100 personer, och du är upphandlare av 10 rum per natt), räkna med att betala låg hyra per mötesrum. HotellPlanner kan använda ditt inflytande mot att betala hyra för mötesrum om: a) din grupp sammanträder under en "behovsperiod" (dvs. semester/lågsäsong), b) du har ett högt mat- och dryckspenderarkonto per rum och natt (dvs dina deltagare äter frukost, lunch, mellanmål, mottagning/middag etc.), c) ditt evenemang kommer att fullboka hotellet i fråga.
8) Närhet till aktiviteter: kommer din grupp att ha många lediga kvällar, eller planerar du att schemalägga aktiviteter för deltagarna? I båda fallen, om deltagarna har möjlighet att besöka olika lokala sevärdheter kan detta hjälpa till att täcka kostnader för dig som planerare eller för den enskilda deltagaren. Om din grupp har många lediga kvällar och det finns attraktioner inom gångavstånd, kommer deltagarna att uppskatta att inte behöva betala taxibilar, hämta sin bil ur garaget eller leta upp vägbeskrivningar i en främmande stad. Om du planerar aktiviteter på annan plats kan transporterna bli en avsevärd kostnad. Om du väljer ett hotell på gångavstånd till attraktioner eller nöjen finns pengar att spara. Klicka på hotellinformationsknappen till vänster om hotellets bud för att visa en karta över de omgivande områdena och en lista över lokala attraktioner samt avstånd från hotellet till höger om kartan. HotelPlanner kan även sortera alla dina hotell efter avstånd till specifika platser. Kontrollera "Sortera" längst upp vid hotellets anbud.
9) Transport: om många av dina deltagare anländer via flyg, ta en snabb titt på prissättningen från större städer runt dina planerade datum. Om du jämför flera olika städer kan du hitta priser som är mycket fördelaktigare än andra. Tänk dock även på att använda hotellinformationsknappen till vänster om varje hotellbud för att få information om transporter och taxi från flygplatsen, liksom restider mellan flygplats och hotell.
10) Uppgraderingars och faciliteter: din HotelPlanner-representant kommer alltid att fråga om din grupp kan få en gratis uppgradering till en svit; eller ett fritt rekreationsområde för någon av dina VIP-deltagare. Dessa små förmåner uppmärksammas av din grupp och kan tillhandahållas utan extra kostnad för dig.
11) En bonus till! En per 50: Detta är en standard på de flesta hotell. För varje 50 rum är ett gratis! Vissa hotell erbjuder gratis en per 50 endast om 50 eller fler adderas per natt. Andra hotell kreditera detta på kumulativ basis. Vissa hotell kommer att erbjuda en gratis per 40 eller ännu mindre. HotellPlanner arbetar med många hotell som erbjuder gratis utrymme för så lite som 10 rum per natt. Dessa gratisrumserbjudanden kommer att presenteras i fältet för kommentarer under hotellets grupprumsanbud.
Lycka till med förhandlingarna! Du är nu på väg mot en framgångsrik evenemangsplanering!